Используя основные признаки, дадим определение заявления применительно к трудовым отношениям: заявление - это личная просьба работника, направленная на реализацию его трудовых прав. В тех случаях, когда личная просьба работника облекается в письменную форму, и создается данный документ - заявление.
НУЖНО ИЛИ НЕТ?
Традиционный вопрос работников кадровой службы: должен ли работник писать заявление в той или иной ситуации или достаточно устного обращения к работодателю?
Ответить на него не так просто, как может показаться на первый взгляд. Только в ТК РФ, не го-воря уже о других федеральных законах и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, существует несколько обозначений для ситуаций, в которых работник должен или может обратиться к работодателю с определенной просьбой.
Очевидно, что письменная форма обращения работника к работодателю обязательна тогда, когда работодатель должен совершать какие-либо действия только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника.
Также не вызывает сомнений, что письменное заявление не требуется в тех случаях, когда речь не идет о волеизъявлении работника.
В подобных ситуациях письменное оформление волеизъявления работника не является нарушением трудового законодательства. Однако оно нежелательно, потому что создаются лишние документы, усложняющие процедуры оформления.
Обратите внимание!
Заявление о приеме на работу – лишний документ, его подача законом не предусмотрена.
В ТК РФ указывается, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы - заключаются письменные соглашения; работнику направляются письменные предложения и др. Необходимо учитывать, что просить о чем-либо и давать свое согласие - это разные процессы, которые не могут оформляться одним и тем же документом.
Основные затруднения вызывают указанные в ТК РФ ситуации, когда работодатель может или должен произвести какие-либо действия «по заявлению», «по просьбе» или «по желанию» работника.
Сотрудница нашей компании - бухгалтер Н. вот уже несколько лет по совместительству работает бухгалтером в другой организации. Мы об этом знаем, и никаких проблем никогда не возникало. Недавно она зашла к нам в отдел кадров и попросила внести ей в трудовую книжку запись о работе по совместительству, представив копию приказа о приеме на работу в ту организацию. Должна ли она эту просьбу изложить в заявлении или достаточно устного обращения? Кодекс говорит, что такая запись вносится «по желанию» работника. А должно ли оно быть формализовано?
В крупных организациях с большим документооборотом, как правило, все просьбы работника оформляются письменно. Это облегчает работу канцелярии и отдела кадров, да и работник всегда уверен, что его заявление зарегистрировано и на просьбу ответят по существу. Однако в небольших организациях, где любой работник всегда может достичь соглашения с работодателем, например, побывав на приеме у руководителя организации, потребности в письменных заявлениях по каждому вопросу, конечно же, нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма обращения работника).
Желательно, чтобы случаи обязательного оформления письменного заявления были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по делопроизводству.
Кроме работника, к работодателю с соответствующими заявлениями могут обратиться:
- Лицо, которому отказано в заключении трудового договора, с требованием о сообщении причины отказа в письменной форме (ч. 5 ст. 64 ТК РФ).
- Лицо, поступающее на работу, с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
- Бывший работник, не получивший трудовую книжку после увольнения, с письменным обращением о выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 841 ТК РФ).
- Бывший работник, утративший трудовую книжку, с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Наш совет
Зафиксируйте случаи обязательного оформления письменного заявления работника в локальном акте. Это снимет много вопросов и поможет избежать конфликтных ситуаций в дальнейшем
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
Прежде всего, следует отметить, что заявление - это документ, который со¬ставляется работником в свободной форме.
Основная часть заявления - это текст, содержащий личную просьбу заявителя (работника или иного лица из перечисленных выше). Текст может быть написан заявителем от руки или полностью набран на компьютере.
Заявление содержит следующие реквизиты:
- данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;
- данные об авторе заявления (адресанте): фамилия, имя, отчество заявителя (работника или иного лица из числа названных выше) в родительном падеже (без предлога «от»!); при необходимости - адрес места жительства заявителя;
- наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
- опись приложений, если они имеются - медицинское заключение, решение суда, архивные справки и другие документы;
- дата составления заявления;
- подпись заявителя.
Внимание, ошибка!
Неправомерно требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или при его написании работником допущены грамматические и орфографические ошибки.
Работница К. была вынуждена срочно уехать в другой город (тяжело заболела мать), взяв для этого отпуск. Когда отпуск подходил к концу, в телефонном разговоре с непосредственным руководителем К. сообщила, что состояние матери не улучшается, за ней необходим уход, поэтому на работу она выйти не сможет. Руководитель был крайне недоволен. Произошел конфликт. После этого К. направила нам телеграмму с просьбой об увольнении по собственному желанию. Можно ли такую телеграмму воспринимать как аналог заявления об увольнении?
Необходимо помнить, что заявление недействительно без личной подписи заявителя. Поэтому на вопрос, можете ли вы уволить работника, получив заявление об увольнении в виде телеграммы, следует ответить отрицательно. В телеграмме нет подписи, а заявление без личной подписи заявителя недействительно.
Расположение реквизитов на заявлении различное, в зависимости от того, является ли заявитель работником организации или нет.
Для заявлений, составленных лицами, не являющимися работниками организации, расположение реквизитов обычно следующее:
Работники, как правило, составляют заявление на бланке со следующим расположением реквизитов:
ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28).
Заявления, поступающие от граждан, не являющихся работниками организации, регистрируются в день поступления. Обычно для их регистрации используют журнал, предназначенный для регистрации входящей документации. Форма журнала разрабатывается работодателем.
При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию - с помощью специального регистрационного штампа или от руки.
В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного номера. При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа.
Обычно для регистрации заявлений используют журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов. Это может быть отдельная регистрационная форма, предназначенная для учета только заявлений работников. При регистрации документу присваивается регистрационный номер, который проставляется на заявлении рядом с датой, проставленной работником.
После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение.
На заявлениях, написанных гражданами, не являющимися работниками организации, резолюция проставляется, как правило, в левом верхнем углу документа. На остальных заявлениях - в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст».
В резолюции фиксируется решение, принятое по существу заявленной работником просьбы. Причем трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, и отдельно - ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора.
Если руководитель организации или иной полномочный представитель работодателя не должен удовлетворить просьбу работника и не согласен ее выполнить, то это и следует отразить в резолюции, а не подменять волеизъявление работника своим решением.
Заявление об увольнении по собственному желанию подано работником и зарегистрировано работодателем 2 ноября 2009 г. Работник в заявлении просит уволить его 6 ноября 2009 г. (т. е. до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении). Руководитель возражает и настаивает на «отработке» двух недель. При этом у работника нет обстоятельств, в связи с которыми работодатель обязан уволить его в срок, указанный в заявлении.
Ошибка!
На заявлении работника, зарегистрированном работодателем 2 ноября 2009 г., с просьбой об увольнении 6 ноября 2009 г., руководитель организации проставляет резолюцию:
Между тем в приведенном примере работник не просит уволить его 16 ноября 2009 г.
Правильное решение
Если работником не соблюден срок предупреждения об увольнении, а работодатель не согласен прекратить трудовые отношения в срок, указанный работником, то руководитель организации должен проставить резолюцию:
В резолюции называется работник, ответственный за выполнение поручения. После того как к нему поступило заявление, он должен оформить соответствующие кадровые документы в срок, указанный в резолюции.
Исполненные документы, в т.ч. заявления, оформляются для последующего хранения. На заявлении в левом нижнем углу проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.
Заявления работников, вошедшие в состав личных дел (если они ведутся работодателем), хранятся 75 лет (ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000); не вошедшие в состав личных дел - 5 лет (ст. 343 указанного Перечня).
Формулировка, использованная в ТК РФ, для обозначения личного волеизъявления работника | Случаи обращения работника к работодателю с личной просьбой, предусмотренные ТК РФ | Статья ТК РФ |
Письменное заявление работника (лица, поступающего на работу) | Получение копий документов, связанных с работой Статья 62 | Статья 62 |
Оформление новой трудовой книжки лицу, поступающему на работу, в случае отсутствия трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине | Часть 5 ст. 65 | |
Предупреждение работодателя об увольнении по собственному желанию | Части 1 и 3 ст. 80 | |
Получение документов, связанных с работой, в последний день работы при увольнении по собственному желанию | Часть 5 ст. 80 | |
Дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим точку зрения работника | Часть 1 ст. 89 | |
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала | Часть 2 ст. 124 | |
Замена части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, денежной компенсацией | Часть 1 ст. 126 | |
Использование отпуска с последующим увольнением | Часть 2 ст. 127 | |
Использование отпуска без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем | Часть 1 ст. 128 | |
Использование отпуска без сохранения заработной платы определенной продолжительности
|
Часть 2 ст. 128 | |
Получение заработной платы в неденежной форме, не противоречащей законодательству и международным договорам, в соответствии с коллективным договором или трудовым договором | Часть 2 ст. 131 | |
Письменное заявление работника (лица, поступающего на работу) | Замена выдачи по установленным нормам молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой в соответствующем размере | Часть 1 ст. 222 |
Продление срока действия срочного трудового договора до окончания беременности | Часть 2 ст. 261 | |
Использование четырех дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц лицами, осуществляющими уход за детьми-инвалидами | Часть 1 ст. 262 | |
Использование одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы женщинами, работающими в сельской местности | Часть 2 ст. 262 | |
Присоединение к ежегодному оплачиваемому отпуску (или использование отдельно полностью либо по частям) дополнительного отпуска без сохранения заработной платы, установленного коллективным договором лицам, осуществляющим уход за детьми | Статья 263 | |
Использование дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы одним из родителей, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеющим ребенка в возрасте до 16 лет | Статья 319 | |
Бесплатное перечисление работодателем на счет профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из заработной платы работников, являющихся членами профсоюзной организации | Часть 5 ст. 377 | |
Заявление работника | Использование оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы | Часть 3 ст. 122 |
Возмещение ущерба, причиненного работодателем имуществу работника | Часть 3 ст. 235 | |
Снижение нормы выработки, нормы обслуживания либо перевод на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе, беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением | Часть 1 ст. 254 | |
Перевод на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе, женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы | Часть 4 ст. 254 | |
Использование отпуска по беременности и родам | Часть 1 ст. 255 | |
Использование отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | Часть 1 ст. 256 | |
Работа на условиях неполного рабочего времени или на дому во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком | Часть 3 ст. 256 | |
Присоединение перерывов для кормления ребенка к перерыву для отдыха и питания либо перенесение их в суммированном виде на начало или на конец рабочего дня с соответствующим его сокращением | Часть 3 ст. 258 | |
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей и обратно | Часть 4 ст. 325 | |
Письменная просьба работника | Перевод работника на постоянную работу к другому работодателю | Часть 2 ст.721 |
Просьба работника | Установление неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели беременным женщинам, одному из родителей, имеющему ребенка в возрасте до 14 дет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) а также лицам, осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением | Часть 1 ст. 93 |
Снятие дисциплинарного взыскания до истечения года со дня его применения | Часть 2 ст.194 | |
Использование отпуска без сохранения заработной платы на работе по совместительству, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту pa6oты | Часть 2 ст. 286 | |
Использование ежегодного оплачиваемого отпуска или его части лицами, работающими в районах Крайнею Севера и приравненных к ним местностях, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающею в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности | Часть 5 ст. 322 | |
Прохождение внеочередных медицинских осмотров (обследований) спортсменами в соответствии с медицинскими рекомендациями | Часть 3 ст. 3483 | |
Желание работника | Внесение в трудовую книжку по месту основной работы сведений о работе по совместительству | Часть 5 ст. 66 |
Использование отдельными категориями работников ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время | Часть 4 ст. 123 | |
Компенсация сверхурочной работы вместо повышенной оплаты труда предоставлением дополнительного времени отдыха, не менее времени, отработанного сверхурочно | Статья 152 | |
Использование другого дня отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день | Часть 3 ст. 153 | |
Установление сокращенной на 7 часов рабочей недели работникам, обучающимся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования, на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта или сдачи государственных экзаменов | Часть 4 ст. 173 | |
Установление сокращенной на один рабочий день или на соответствующее ему количество часов рабочей недели работникам, обучающимся в вечерних (сменных) образовательных учреждениях, в период учебного года | Часть 3 ст. 176 | |
Использование другого дня отдыха за выход работника по соглашению с работодателем па работу в день сдачи крови и ее компонентов | Часть 2 ст. 186 | |
Использование другого дня отдыха в случае сдачи крови и ее компонентов работником в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в вы-ходной или нерабочий праздничный день | Часть 3 ст. 186 | |
Присоединение дополнительного дня отдыха за каждый день сдачи крови и ее компонентов к ежегодному оплачиваемому отпуску или использование дополнительного дня отдыха в любое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов | Часть 4 ст. 186 | |
Использование отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет работниками, усыновившими ребенка | Часть 2 ст. 257 | |
Использование отпуска по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения женщинами, усыновившими ребенка (детей) | Часть 4 ст. 257 | |
Использование ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком | Статья 260 |
Курсивом выделены те случаи, в которых работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника (во всех остальных случаях работодатель обязан удовлетворить просьбу работника).